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Si usted dirige un negocio basado en vehículos, probablemente haya escuchado el término‘software de control de vehículos’ o ‘ software de gestión de flotas ‘. Esta es una solución técnica que ayuda a los propietarios de negocios a rastrear sus vehículos en cualquier momento. Si tiene instalado dicho software en sus vehículos, puede evitar muchos factores perjudiciales que aumentan sus gastos. Puede evitar fácilmente que sus vehículos sean utilizados por sus conductores para fines personales. También puede obtener información instantánea sobre todos los descansos alargados, viajes no autorizados e incluso el robo.
Hay más beneficios aparte de la prevención del conductor por mala conducta. También le ayuda a planificar el mantenimiento de sus vehículos, ya que el sistema mantiene un horario automatizado para las revisiones rutinarias. Esto debería ser suficiente para que considere adquirir uno de estos sistemas.
Ahora hablemos de las cosas que debe considerar antes de implementar dicho cambio en su negocio. El software de gestión de flotas traerá grandes cambios a su empresa, por lo que no es un proceso fácil que se realiza en un día. Debe saber qué esperar y cómo preparar a usted y su empresa, antes de implementar esta solución.
En primer lugar, usted debe tener expectativas realistas sobre este paso. Una vez más, no es un proceso de un día. Debe establecer un calendario realista, que le permitirá tener suficiente tiempo para la recopilación de datos, pruebas, entrenamiento del personal y así sucesivamente. Toma tiempo, por lo que no puede acelerar el proceso, de lo contrario frustrará a sus colegas y empleados.
Debe crear un soporte efectivo de gestión ejecutiva. Comencemos con su personal: ya están ocupados con sus tareas diarias, por lo tanto, al incorporarlos en el proceso general, debe establecer plazos realistas para ellos y establecer metas que reflejen sus revisiones de rendimiento personal. También debe identificar a todos los que toman las decisiones, de modo que cuando necesite una aprobación, no estará esperando hasta el último minuto. Y, por supuesto, para que la implementación del software sea exitosa y efectiva, necesita un fuerte soporte administrativo para ambos: el cambio y el producto.
Al implementar un nuevo software, no debe olvidar lo que su empresa ya es y todas las cosas que pueden obstaculizar el proceso. El proveedor no conoce todos sus procedimientos, políticas, empleados y cultura de empresa tan bien como usted. No necesita todo lo que está en el paquete que se le ha vendido y, a veces, hay cosas que cree que no tienen sentido, por lo que debe tener cuidado y estar atento – es usted quien sabe mejor que necesita su empresa.
Otra sugerencia sería no cambiar todo a la vez. Al principio tiene que asegurarse de que realmente lo necesita. Así que usted debe realizar un piloto y estudiar todas las cosas nuevas y diferentes. Si su empresa tiene oficinas en diferentes lugares, realice un proceso por fases. Y por supuesto lo más importante: no implemente todos los modelos a la vez.
Y el último, pero no menos importante, sea paciente. Prepárese para aceptar que no todo será perfecto desde el primer momento. Siempre hay algunas adiciones incrementales o características añadidas al software principal. Y también debe tener tiempo para analizar los datos, proporcionados por el sistema, así como los datos que se analizarán.